Regulamin

§ 1.Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach aplikacji webowej „Koordynator online" dostępnej pod adresem https://opus7.pl (dalej: „Aplikacja").
2. Usługodawcą jest AGAT Group sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. 28 Lipca 1943 17A, 30-233 Kraków, NIP: 6762595638, REGON: 388632133, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: „Usługodawca").
3. Kontakt z Usługodawcą: e-mail: kontakt@agat-group.com.pl, telefon: +48 515 627 629.
4. Regulamin spełnia wymogi określone w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE).
5. Aplikacja jest skierowana wyłącznie do przedsiębiorców w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego. Aplikacja nie jest udostępniana konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
6. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, lecz konieczna do korzystania z Aplikacji.

§ 2.Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

• Aplikacja — aplikacja webowa „Koordynator online" dostępna pod adresem https://opus7.pl, udostępniana w modelu SaaS (Software as a Service).
• Usługodawca — AGAT Group sp. z o.o., podmiot udostępniający Aplikację.
• Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą Umowę na korzystanie z Aplikacji.
• Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Aplikacji w ramach konta Klienta (np. pracownik, współpracownik, koordynator).
• Umowa — indywidualna umowa zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem, określająca zakres usług, wynagrodzenie i pozostałe warunki współpracy.
• Konto — zindywidualizowany zbiór zasobów i uprawnień w Aplikacji przypisanych Klientowi i jego Użytkownikom.
• Instancja — wydzielona przestrzeń Aplikacji udostępniona Klientowi, w której Klient samodzielnie zarządza danymi i Użytkownikami.
• Okres rozliczeniowy — okres, za który naliczane jest wynagrodzenie zgodnie z Umową.
• Polityka Prywatności — dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji, stanowiący uzupełnienie niniejszego Regulaminu.
• RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
• UŚUDE — ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Siła wyższa — zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne, nieprzewidywalne i niemożliwe do zapobieżenia, w tym awarie infrastruktury dostawców zewnętrznych (Vercel, Supabase i inni), klęski żywiołowe, akty władzy publicznej, strajki, ataki hakerskie.

§ 3.Rodzaj i zakres usług

1. Usługodawca świadczy na rzecz Klienta usługę polegającą na udostępnieniu Aplikacji w modelu SaaS, obejmującą w szczególności funkcjonalności wspierające organizację pracy, koordynację personelu, raportowanie czasu pracy, obsługę dokumentów oraz komunikację operacyjną.
2. Szczegółowy zakres funkcjonalności udostępnianych Klientowi określa Umowa.
3. Aplikacja stanowi narzędzie wspierające procesy organizacyjne Klienta. Aplikacja nie zastępuje systemu kadrowo-płacowego, systemu finansowo-księgowego, profesjonalnego doradztwa prawnego ani usług w zakresie legalizacji pobytu i pracy.
4. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za sposób wykorzystania Aplikacji oraz za decyzje podejmowane na podstawie danych przetwarzanych w Aplikacji.

§ 4.Wymagania techniczne

Do prawidłowego korzystania z Aplikacji niezbędne jest spełnienie następujących wymagań technicznych:

• urządzenie z dostępem do sieci Internet,
• aktualna przeglądarka internetowa (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari) w najnowszej lub jednej z dwóch poprzednich wersji,
• włączona obsługa JavaScript oraz plików cookies,
• aktywne konto poczty elektronicznej,
• minimalna rozdzielczość ekranu: 1280 × 720 px (zalecana 1920 × 1080 px).

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Aplikacji wynikające z niespełnienia przez Klienta lub Użytkownika powyższych wymagań technicznych.

§ 5.Zawarcie i okres obowiązywania Umowy

1. Korzystanie z Aplikacji odbywa się na podstawie indywidualnej Umowy zawartej pomiędzy Usługodawcą a Klientem.
2. Umowa określa w szczególności: zakres udostępnianych funkcjonalności, liczbę Użytkowników lub instancji, wynagrodzenie, Okres rozliczeniowy, okres obowiązywania Umowy oraz warunki jej rozwiązania.
3. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część każdej Umowy. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami Umowy a Regulaminem, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
4. Umowa może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, zgodnie z jej treścią.
5. Każda ze stron może rozwiązać Umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w Umowie, a w razie jego nieokreślenia — z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego.
6. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • opóźnienia Klienta w płatności wynagrodzenia przekraczającego 14 dni, po uprzednim wezwaniu do zapłaty,
   • istotnego naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu lub Umowy,
   • korzystania z Aplikacji w sposób zagrażający bezpieczeństwu systemu lub innych Klientów,
   • wprowadzania do Aplikacji treści bezprawnych,
   • podjęcia przez Klienta działań naruszających dobre imię Usługodawcy.
7. Klient może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego, nieusuniętego naruszenia Umowy przez Usługodawcę, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń z wyznaczeniem co najmniej 14-dniowego terminu na ich usunięcie.
8. Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej (np. wiadomość e-mail na adres kontaktowy strony) pod rygorem nieważności.

§ 6.Konta i Użytkownicy

1. Klient samodzielnie zakłada i zarządza Kontami swoich Użytkowników w ramach przydzielonej Instancji Aplikacji.
2. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Użytkowników, w tym za treści wprowadzane przez nich do Aplikacji.
3. Klient zobowiązany jest zapewnić, aby każdy Użytkownik korzystał z indywidualnego Konta. Zabronione jest udostępnianie loginu i hasła osobom trzecim oraz współdzielenie jednego Konta przez wielu Użytkowników.
4. Klient i Użytkownicy zobowiązani są do zachowania w poufności danych dostępowych oraz do niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta.
5. Usługodawca może czasowo zablokować Konto Użytkownika lub Klienta w przypadku wykrycia działań zagrażających bezpieczeństwu Aplikacji lub naruszających Regulamin. O zablokowaniu Klient zostaje powiadomiony niezwłocznie.

§ 7.Płatności

1. Wysokość wynagrodzenia, Okres rozliczeniowy oraz sposób i termin płatności określa Umowa.
2. Usługodawca dokumentuje sprzedaż usług fakturą VAT wystawianą zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury przekazywane są w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Klienta, na co Klient wyraża zgodę poprzez zawarcie Umowy.
3. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że Umowa stanowi inaczej.
4. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
5. W przypadku opóźnienia w zapłacie Usługodawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
6. W przypadku opóźnienia w zapłacie przekraczającego 14 dni, Usługodawca może — po uprzednim wezwaniu do zapłaty — zawiesić świadczenie usług do czasu uregulowania zaległości. Zawieszenie usług nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty wynagrodzenia za Okres rozliczeniowy, w którym nastąpiło zawieszenie.
7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do waloryzacji wynagrodzenia raz w roku, z zachowaniem co najmniej 30-dniowego uprzedzenia, w zakresie nieprzekraczającym wskaźnika inflacji CPI ogłaszanego przez GUS za poprzedni rok kalendarzowy. Inne zmiany wynagrodzenia wymagają zgody Klienta.

§ 8.Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do:
   • świadczenia usług z należytą starannością wymaganą od podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług elektronicznych,
   • udostępniania Aplikacji w sposób ciągły, z zastrzeżeniem postanowień dotyczących SLA i prac konserwacyjnych,
   • zapewnienia bezpieczeństwa danych zgodnie z aktualnym stanem wiedzy technicznej,
   • zapewnienia wsparcia technicznego w zakresie określonym w § 10,
   • informowania Klienta o istotnych zmianach Aplikacji oraz o planowanych pracach konserwacyjnych.
2. Usługodawca uprawniony jest do:
   • rozwoju i modyfikacji Aplikacji, w tym wprowadzania nowych funkcjonalności oraz wycofywania funkcjonalności, które nie są już rozwijane,
   • przeprowadzania prac konserwacyjnych i aktualizacyjnych, w miarę możliwości w godzinach o najniższym obciążeniu (zazwyczaj 22:00–6:00),
   • korzystania z podwykonawców (subprocesorów) w zakresie świadczenia usług, na zasadach określonych w Polityce Prywatności i odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 9.Prawa i obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się do:
   • korzystania z Aplikacji zgodnie z Regulaminem, Umową, przepisami prawa oraz dobrymi obyczajami,
   • niewprowadzania do Aplikacji treści o charakterze bezprawnym (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b UŚUDE), w tym treści naruszających prawa osób trzecich, prawa autorskie, dobra osobiste lub przepisy o ochronie danych osobowych,
   • zapewnienia, że dane wprowadzane do Aplikacji są aktualne, prawdziwe i pozyskane zgodnie z prawem,
   • zapewnienia podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych osób, których dane wprowadza do Aplikacji,
   • zachowania w poufności danych dostępowych do Aplikacji,
   • niezwłocznego informowania Usługodawcy o stwierdzonych nieprawidłowościach w działaniu Aplikacji oraz incydentach bezpieczeństwa,
   • aktualizowania danych Klienta (firma, adres, dane do faktur, dane kontaktowe).
2. Klient i Użytkownicy nie są uprawnieni do:
   • podejmowania prób obejścia zabezpieczeń Aplikacji,
   • przeprowadzania testów penetracyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy,
   • dokonywania dekompilacji, dezasemblacji lub innych form inżynierii wstecznej Aplikacji,
   • automatycznego pobierania danych (scrapingu) wykraczającego poza udostępnione interfejsy,
   • wykorzystywania Aplikacji do prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Usługodawcy,
   • udostępniania Aplikacji osobom trzecim niebędącym Użytkownikami Klienta, w tym jej sublicencjonowania, wynajmowania lub odsprzedaży.

§ 10.Wsparcie techniczne i dostępność usługi (SLA)

1. Usługodawca zapewnia wsparcie techniczne w dni robocze (poniedziałek–piątek, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach 9:00–17:00.
2. Kanały kontaktu z wsparciem technicznym: e-mail kontakt@agat-group.com.pl oraz telefon +48 515 627 629.
3. Usługodawca dokłada starań w celu zapewnienia jak najwyższej dostępności Aplikacji. Docelowy poziom dostępności wynosi 99% w skali miesiąca kalendarzowego.
4. Do okresu niedostępności Aplikacji nie wlicza się:
   • planowanych prac konserwacyjnych, o których Usługodawca poinformował Klienta z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem,
   • przerw spowodowanych działaniem Siły wyższej,
   • przerw spowodowanych awariami po stronie dostawców infrastruktury zewnętrznej (m.in. Vercel, Supabase, dostawcy usług sieciowych),
   • przerw wynikających z działań lub zaniechań Klienta lub jego Użytkowników,
   • przerw wynikających z konieczności reakcji na incydenty bezpieczeństwa.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu kar umownych za niedotrzymanie poziomu dostępności, chyba że Umowa stanowi inaczej. Klientowi przysługuje prawo zgłoszenia reklamacji zgodnie z § 14.
6. Usługodawca będzie informował Klientów o znanych awariach oraz pracach konserwacyjnych poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w Aplikacji.

§ 11.Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Klient jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w jego Instancji Aplikacji w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.
2. Warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), zawierana pomiędzy Usługodawcą a Klientem zgodnie z art. 28 RODO.
3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym lista podwykonawców (subprocesorów) oraz informacje o transferze danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, opisane są w Polityce Prywatności dostępnej w Aplikacji.
4. Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji oraz za realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

§ 12.Własność intelektualna i licencja

1. Wszelkie prawa do Aplikacji, w tym prawa autorskie, znaki towarowe oraz inne prawa własności intelektualnej, przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
2. Z chwilą zawarcia Umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, niezbywalnej licencji na korzystanie z Aplikacji w okresie obowiązywania Umowy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z funkcjonalności określonych w Umowie i Regulaminie.
3. Licencja wygasa z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy.
4. Klient nie nabywa praw majątkowych do Aplikacji ani jej elementów składowych.
5. Dane wprowadzane przez Klienta i jego Użytkowników do Aplikacji pozostają własnością Klienta. Klient udziela Usługodawcy nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na przetwarzanie tych danych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
6. Klient ma prawo zażądać eksportu swoich danych zgodnie z § 15.

§ 13.Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w niniejszym paragrafie i bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy oraz korzystania z Aplikacji, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta na rzecz Usługodawcy w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę, a jeśli Umowa obowiązuje krócej niż 12 miesięcy — do sumy wynagrodzenia netto zapłaconego od dnia zawarcia Umowy.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • utracone korzyści, utracone zyski, utratę reputacji, utratę danych spowodowaną działaniem Klienta lub Użytkowników, ani inne szkody pośrednie,
   • szkody wynikłe z działania Siły wyższej,
   • szkody wynikające z awarii lub działań podwykonawców infrastruktury zewnętrznej (Vercel, Supabase i innych), w zakresie wykraczającym poza odpowiedzialność Usługodawcy wynikającą z umów zawartych z tymi podmiotami,
   • szkody spowodowane działaniem lub zaniechaniem Klienta lub Użytkowników, w tym wprowadzeniem nieprawidłowych danych,
   • treści wprowadzane do Aplikacji przez Klienta lub Użytkowników,
   • skutki decyzji Klienta podjętych na podstawie danych przetwarzanych w Aplikacji,
   • przerwy w dostępności Aplikacji wynikające z przyczyn opisanych w § 10 ust. 4.
4. Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym paragrafie nie mają zastosowania w przypadku szkody wyrządzonej umyślnie, a także w innych przypadkach, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich kierowane wobec Usługodawcy w związku z treściami lub danymi wprowadzonymi do Aplikacji przez Klienta lub jego Użytkowników i zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z takich roszczeń.

§ 14.Reklamacje

1. Klient ma prawo do składania reklamacji dotyczących świadczonych usług.
2. Reklamacje należy składać w formie wiadomości e-mail na adres: kontakt@agat-group.com.pl.
3. Reklamacja powinna zawierać: nazwę Klienta, dane kontaktowe, opis problemu wraz z datą jego wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.
4. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od daty otrzymania kompletnego zgłoszenia. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony, o czym Klient zostanie poinformowany.
5. Odpowiedź na reklamację przekazywana jest na adres e-mail, z którego zgłoszono reklamację, lub na adres wskazany w zgłoszeniu.

§ 15.Eksport i usunięcie danych po zakończeniu Umowy

1. W okresie obowiązywania Umowy Klient ma możliwość samodzielnego eksportu danych z Aplikacji w formatach: CSV, XLSX (Excel) oraz PDF, w zakresie udostępnionym przez funkcjonalności Aplikacji.
2. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Klient ma 30 dni na samodzielny eksport swoich danych z Aplikacji.
3. Po upływie 30-dniowego okresu, o którym mowa w ust. 2, Usługodawca dokonuje usunięcia danych Klienta z Aplikacji, z zastrzeżeniem danych, które Usługodawca jest zobowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa lub w celu zabezpieczenia roszczeń.
4. Na żądanie Klienta zgłoszone przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2, Usługodawca może udzielić odpłatnej pomocy w eksporcie danych w zakresie wykraczającym poza standardowe funkcjonalności Aplikacji. Warunki takiej pomocy ustalane są indywidualnie.
5. Dane z kopii zapasowych są usuwane zgodnie z polityką retencji kopii zapasowych Usługodawcy, nie później niż w terminie 90 dni od daty usunięcia danych z systemu produkcyjnego.

§ 16.Bezpieczeństwo i poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy, które nie są publicznie dostępne, w tym informacji o organizacji pracy, danych handlowych i technicznych drugiej strony.
2. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje w okresie obowiązywania Umowy oraz przez 3 lata po jej zakończeniu.
3. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zidentyfikowanego ryzyka, w szczególności: szyfrowanie połączeń SSL/TLS, system uprawnień dostępu, kopie zapasowe, monitoring bezpieczeństwa.
4. Klient jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić Usługodawcy każdy stwierdzony lub podejrzewany incydent bezpieczeństwa.

§ 17.Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: zmiany przepisów prawa, zmian funkcjonalnych Aplikacji, zmian organizacyjnych po stronie Usługodawcy lub konieczności poprawy bezpieczeństwa.
2. O zmianach Regulaminu Klient zostanie poinformowany z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem poprzez wiadomość e-mail oraz komunikat w Aplikacji.
3. Klient, który nie akceptuje zmian Regulaminu, ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmian. Brak wypowiedzenia w tym terminie oznacza akceptację zmian.
4. Zmiany Regulaminu nie naruszają praw nabytych Klienta przed dniem wejścia w życie zmian.

§ 18.Postanowienia końcowe

1. Regulamin oraz Umowa podlegają prawu polskiemu.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy lub Regulaminu strony będą starały się rozwiązać polubownie. W razie braku porozumienia sądem właściwym do rozpoznania sporu będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz RODO.
4. Wiążącą wersją językową Regulaminu jest wersja w języku polskim.
5. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.
6. Klient nie może przenieść praw ani obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
7. Aktualna wersja Regulaminu dostępna jest pod adresem https://opus7.pl.
8. Regulamin wchodzi w życie z dniem 07.01.2026 r.